ファシリテーションミニ知識

人々が集まる機会を作ることを『場をつくる』と言います。大きい意味では企画を立てる事自体も場作りですが、椅子と机をどう並べるかで、感じ方ややりやすさが変わります。用意された「場」に合わせるではなく、自分たちが一番必要とする「場」を作りましょう。

やりやすい空間を作ることを『空間デザイン』と言います。 机や椅子の並べ方もいろいろ、それぞれに特徴があります。何をしてほしいのか、どういう気持ちで参加してほしいのかをイメージしましょう。どの席に着くだけで参加者の気分は結構変わるものです。

初めての場所に来た時など、ついたらどうするか戸惑いがちです。受付したあとに席に着くまで、イメージしやすくなっていると安心します。ワークショップ中は荷物などない方が集中できるので、上着や荷物の置き場所を用意し案内しましょう。トイレや飲食の案内なども受付時にできると安心します。お茶やお菓子をを用意できるなら、どんなタイミングで取っていいのかを伝えておきましょう。可能なら、リラックスできるような音楽を流しておくと、緊張がほぐれます。開始までの時間には、参加者同士が会話できるような声かけもできるとよいですね。 休憩時間に音楽をかけると、それまでの集中した時間と違う雰囲気をつくることができます。音楽が休憩の目安になって音楽が止まったら休憩終わり、という印象を作ることができるので、再開を声高に言う必要もなくなります。

オリエンテーションとは「方向づけ」という意味です。この場を共にする者全員が、同じ方向に向けて進んで行けるように、スタートラインに立つための準備をします。例えるなら、一つのボートに乗り込み、全員がオールを持って目指す方向へ漕いでいく、というイメージです。ファシリテーターが必死に漕いで連れて行くのではなく、全員がオールを持って皆の力で漕いでいくのです。全員にオール(OARR)を渡すのが、オリエンテーション、と覚えておきましょう。

「O」： Outcome
目指すゴールイメージです。参加者がこの場で何を体験して、終わりにはどのような状態になって欲しいのか、参加者が主語の短い文章にするとよいでしょう。

「A」： Agenda
ゴールに到達するまでの道筋です。議題やテーマの羅列ではなく、何をするのかの順番で考えるとよいでしょう。柔軟な進行をしたい時には、時刻を書かないのも一つのやり方。

一つ目の「R」： Role
その場にいる人の役割です。参加者はお客ではなく、役目を持った主役です。そのことを最初に伝えましょう。見学者等がいる場合はここで伝え「あの人何?」の不安を解消します。

ニつ目の「R」： Rule
その場の約束事です。部屋や場所の約束事、参加に際しての注意事項などを共有するとともに、その場に参加する心持ちや姿勢なども、ルールとしておくと伝えやすいです。。

インストラクションの基本は、『なぜ』『なにを』『どのように』やるのかを伝えること。なぜこれをやるのか納得しないと、自分から進んでやろうとは思わないものです。今これをやる理由をしっかり伝えましょう。

もし、やる理由は思いつかないけどいつもやっているから、と感じたら、やることを変えたり、やめたりしたほうがよいのかもしれません。『なにを』『どのように』も、毎回しっかり伝えるのは大切です。分かっているだろう、という思い込みは禁物。一人一人が違うとらえ方をしている可能性はいつでもあるのです。

言葉で説明するだけでは分かりにくいことは、やってみるとすぐに分かったりします。参加者に協力してもらい、短く一回だけ、など、端的に実演できるとよいですね。

次の作業を安心してできるようにするのがインストラクションです。「質問がある人?」と声を掛けるだけでなく「不安がある人?」と声をかけてみましょう。何を聞いたらよいか分からない人もいるかもしれません。

まずは誰もが答えられる身近で体験に基づく問いから、本質的で抽象的な問いへ、流れを考えて用意しましょう。話し合い方の練習やウォーミングアップになり、全員が一言しゃべることで発言の敷居が下がります。

最初から本題への意見は出にくいもの。まずは本題についてどう感じたかを聞いて、その背景などを聞いていくと、実態が見えたりします。頭でよいと考えるだけでなく、心や体が動く結論を得るには、大切な時間です。

「何か意見を言ってください」と問われると、まとまってキチンとしたことを言わなければ、と思いがちです。 今自分が思っていることは意見と言えるようなものなのか、と逡巡してしまう人も少なくないでしょう。

意見はなくても気持ちはあるものです。「どう思いましたか」と問えば、意見というほどではなくても、「しっくり来ていません」とか「前から気になっていました」など、今感じていることを素直に口に出すことができます。

伝えてくれた「気持ち」をきっかけに、「それはどうしてだと思いますか」「何がその背景だと思いますか」などと聞けば、深掘りをしていくことができます。「同じ感じがした方はいますか」「違う感覚の方はいますか」などと聞けば、皆の傾向なども分かり、それぞれに背景や理由を深掘りしていくこともできます。

ひとりひとりがさまざまな経験や感覚を持っています。違う意見が出るのがあたりまえです。今ここで伝えようとしてくれたこと自体に感謝し、「ああ、あなたは今そう思うのですね」と、ひとりひとりのありのままを受け止めましょう。

「受け止める」と「受け入れる」は違います。一つ一つの意見が、多様な見方、多様な経験からの出てきたものです。ファシリテーターもさまざまな経験と見方を持つ一個人です。自分の考えや違和感を押し殺して、全てを受け入れなくてもよいのです。私とは違う意見の人がいるんだな、という事実を楽しみ、違う見方を提供してくれたことに感謝しましょう。

傾聴の方法として言われる行為をすれば傾聴していることになるわけではないと思います。その人のことを理解したい、という気持ちで心を傾けると、自然とうなずいたり復唱したりしているのではないでしょうか。今そう言っている相手の気持ちを想像しながら、心を傾けてみましょう。

問いかけること自体がうながしています。今の気持ちや思っていることを聞いたら、どうしてそう思うのか、その背景や意味するものを丁寧に問うと、本当の言いたいことが見えてきます。 持っているものが出てくるには、出せる場所が必要です。ファシリテーターがしゃべり続けていては、参加者が話す時間がありません。問いかけたなら待ちましょう。しーんとした時間は必要な時間でもあります。沈黙を恐れず、ゆったり待つと言葉が出てくるものです。

限りある時間でゴールに向かうために、時間管理は大切です。所要時間と終了時刻をセットで伝えましょう。「では今から20分くらい、○時△分までですね」などと言うのをクセにしましょう。

時刻をつたえるときには、どの時計で何時何分までなのかを確認します。部屋に時計があるなら「あの時計で○時△分までで」と。全員が見られる時計がなければ、「私の時計では今○時□分なので、○時△分までで」などと伝えます。

最初に「時間は私からお知らせします」と伝えておくと、参加者が作業に集中しやすくなります。経過時間は「半分」「あと○分」「終了」の三つが基本。あと○分は、全体の時間により5～3分位で調整します。「半分」は脱線してしまっていてもリカバリーが効く時間。「あと○分」はやり忘れたことをフォローできる時間。

最初に伝えた時間が来たら潔く「終了」します。 終了時間になっても盛り上がっていたり、あと少しでできそうな感じになっていることもあります。時間を延ばす時には、必ず全員に合意をもらってからにしましょう。時間までに終わろうと頑張った人もいます。その人たちの努力を無視せず、すでに終わっている人が延長した時間に何をすればよいのかも伝えられるとよいですね。

話し合いが停滞しているようなら、人数を変えると劇的に場が変わります。常にそこにいる人全員で話さないといけない訳ではありません。話しやすく考えやすくするために、柔軟に人数を変えていきましょう。

一人
「一人」というグループサイズを大切にして使いこなしましょう。何か話す前に「一人」で考える時間を取ると、その後の話し合いが活発になりやすいです。話し合いが混線してきたと思ったら「ここまでのところで気になることや大事だと思うことは整理してみましょう」とクールダウンを促してもよいでしょう。

二人
二人組で話して、と言って、一言も話さなかった人はいません。誰もが話し聞けるサイズです。話し合いが停滞したら「隣の人とここまでの所を話しましょうか」と時間を取ると、その後の話し合いがよくなります。二人組で話したあとで「今どんな話が出たか紹介してください」とうながすと「私たちはこんな話をしたのですが～」と言えるので、発言の敷居がぐっと下がります。

三人組
三人組で話すと、客観的な見方をする第三の目ができたりします。それってこういうこと、こういう見方もある、と気づきが生まれたりします。「三人寄れば文殊の知恵」と言われるのも納得です。

四人組
二人組を二つくっつけて四人組。二人で話したことをさらに広げたり深めたりできます。大人数なら、四人組位まで話してから全体共有すると、だいぶ深まり整理された状態で意見が集まったりします。

五～六人組でグループ作業
グループで話し合う時などは、5～6名位までだと全員が主体的に関わりやすいように思います。7～8名になると、熱心な数名で話が進んでしまい、乗り切れない人を見落としたり、疑問を言い出しづらくなったりしがちな気がします。

発言を皆に見えるように書くのがここで言う記録です。議事録のような後に残すための記録ではなく、今ここで使うための記録で、「板書」と呼んでいます。

発言は全部書く
その場に出た発言は全部書きます。各意見と書かない意見があると、意見に優劣をつけられたように感じられてしまいます。「ここでは出た意見を書いていきます」と言ったら、全ての意見を書きます。似たような意見であっても、ニュアンスが違ったり、言葉が違ったりしますので、それを全部書きます。全部書くと、皆がどんなことに興味があるか、関心が高いかが目で見て分かるようになります。

発言をそのまま書く
発言は言われたそのままを書きます。書き手が端折ったり、言葉を変えたりしません。発言の意味を忠実に要約しているつもりでも、発言者は違和感を感じがちですが、そのちょっとした違和感はなかなか言い出し難いものなのです。

復唱して書く
意見を言ってもらったら、その発言を復唱して、相手が納得したのを確認してから復唱したそのままを書きます。発言を復唱すると、書いている途中で発言を忘れにくくなるし、復唱することで発言者が客観的になって、意見を変えたりまとめ直すきっかけになったりします。

まとめるのは発言者
発言が長くて復唱できなかったり、書き切れないと思ったときには「短くまとめると?」「つまり重要なところは?」などと聞き返してみましょう。誰もがまとまった意見を持って話し始めているわけではなく、考えながら話している人もいます。「つまり?」と聞かれると、改めて自分で考えをまとめて言い換えてくれます。書いている途中で分からなくなったときも、「このあと何でしたっけ?」と聞き返せばよく、うろ覚えで勝手な言葉で書いてしまうよりも余程よいです。

漢字が書けなくても間違えてもOK
とっさに漢字が思い浮かばない時には、迷わずに漢字の部分をカタカナで書きます。ひらがなにすると「てにをは」などと混ざってしまい、単語が見分けにくくなってしまいます。書き間違えたら二重線で消して書き直せばよいのです。気軽に書き直すところを見ていると、さっきと違うことを言ってもよい、という気分になり、発言しやすくなります。

発言を全て書く時には、マーカー二色を使って発言毎に色を変えて書くと、文章ごとにまとまって見え、認識し易くなります。お題などを青で書き、発言は茶色と緑で交互に書くと見やすくなります。

ホワイトボードがあっても、そこに紙を貼ることをおすすめします。1枚書き切ったら移動させて新しい紙を貼れば、前の発言も見えつつ、次を書けます。ホワイトボードは足らなくなったら前を消さないとなりません。 盛んに発言が出れば、何枚も貼り足しましょう。

全てを並べて眺めてみれば、関心の高いことが分かったり、意見が変遷していく様子が見えたりします。たくさんの意見を目で見られると、達成感にもつながります。

話し合いの最後には写真を撮っておきましょう。写真のデータを参加したメンバーで共有すれば、皆が好きなときに見返すことができます。 紙は取っておいて次の話し合いの最初に前回を復習するのにも使えます。ただし、いつまでも取っておくとかさばるので、写真が取ってあるなら期限を決めて処分します。

全員が100％納得することを合意形成とすると、話し合いは延々続いてしまいます。合意形成とは、全員が100％それがいいと思えることを目指すのではなく、それならやってみる価値がある、と思えるものを見つける作業です。今よりも一歩進んでみて、そこで見えるものを再度話し合っていく、という進み方もあります。

ただし、参加者の中にそれはどうしても受け入れられない、と思うことを合意事項にはできません。どうしてそう思うのかその背景や気持ちをお互い聞きあって、納得できる点を見つけましょう。

話し合いをするのは、その時間を経て次の行動をより良くするためです。話し合いが次の行動につながっていないな、と感じたら、進め方を見直した方がよいのかもしれないし、話し合い自体の必要がないのかもしれません。話し合うこと自体をゴールとしないように注意しましょう。

その話し合いを経て、次の行動へのやる気も満ちている状態を目指したいものです。結論が得られたとしてもやる気が失せてしまっては元も子もありません。話し合いが終わったとき、皆が前向きな気持ちで次の行動に移れるよう、参加者同士が気持ちも共有して終われるように心がけます。

話し合いの流れを組み立てることを「プログラムデザイン」といいます。話し合いのゴールに向かっていけるように、流れにふさわしいやること(ワーク/アクティビティともいいます)を並べていきます。 話し合いにも形があります。

シンプルに三つのブロックで考える『つかみ/本体/まとめ』、四つで考える『起承転結』。得たい成果や話の内容により、あるいは、自分が考えやすい流れを意識してもよいでしょう。

創造的な話し合いには、意識してほしい流れがあります。『共有～拡散～収束～共有』の四つのステージです。ぜひ覚えてください。それぞれのステージに合わせてファシリテーションのスキルを繰り出します。